Oberberg - Von der Dienstplansoftwarte über Arbeitsbereiche, Bedarfe und Verfügbarkeiten - So erstellt man einen guten Dienstplan.

Dienstpläne sind eines der üblichen Personalmanagement-Werkzeuge, aber das heißt nicht, dass es einfach ist, sie zu erstellen. Ohne Vorwissen oder Hilfen wie Dienstplansoftware ist es schwer zu wissen, worauf genau es ankommt, wenn man einen guten Dienstplan entwerfen möchte. Dabei ist die Belegung von Schichten einer der wichtigsten Gründe von Angestellten, mit einem Job potenziell unzufrieden zu sein. Hier gibt es das Basiswissen über die Dienstplan-Erstellung.

Werkzeuge

Der erste Schritt ist ein gutes Werkzeug. Wie einfach Dienstplan-Erstellung funktionieren kann, sieht man am Beispiel von Unternehmensführungssoftware. Der Karlsruher Softwareentwickler Papershift bietet beispielsweise eine vollkommen digitale Dienstplansoftware. Auf sie hat man von überall jederzeit Zugriff und kann sie einfach mit Partnern und Angestellten teilen. Zudem ist sie im Gegensatz zu Excel voll und ganz auf das Erstellen von Dienstplänen eingestellt, mit allen Notwendigkeiten für einen guten Dienstplan.

Wem das nicht genug ist, der kann sie zusätzlich um andere Tools erweitern, die sich ideal integrieren lassen. Dazu gehören zum Beispiel Zeiterfassungssoftware und Urlaubsplaner.

Erstellen

Hat man ein Werkzeug zur Hand, muss man zunächst das Template erstellen, das später mit der Belegung durch Mitarbeiter gefüllt wird. Dazu gehören drei Schritte:

Arbeitsbereiche

Zuerst schaut man sich die Arbeitsbereiche an, die man abdecken muss. Führt man zum Beispiel einen Gastronomiebetrieb, sind das Einteilungen wie:

• Bar
• Bedienung
• Küche
• Lieferung
• etc.

Jeder dieser Bereiche hat vermutlich andere Ansprüche an die Kenntnisse und Fähigkeiten der Angestellten. Deshalb kann man sie nicht rein nach offener Schicht und verfügbarem Angestellten verteilen.

Bedarfe

Anhand der Bedarfe ermitteln wir, was genau in diesen Arbeitsbereichen abgedeckt werden muss. Hierzu gehören nun auch die genaueren Definitionen der Fertigkeiten, die ein Angestellter haben muss.

• Was ist in den jeweiligen Arbeitsbereichen an jedem Tag der Woche zu welchen Zeiten notwendig?

So ist in einem Café mit Bar im gleichen Arbeitsbereich nachmittags ein Barista für Heißgetränke wichtiger als abends, wo vermutlich ein Barkeeper gefragt ist, um Cocktails zu mischen.

Schichten

Anhand der Bedarfe und den Arbeitszeitgesetzen können wir nun Schichten definieren.

• Wie viele Arbeiter haben wir zur Verfügung und wie häufig können wir diese einsetzen, während wir uns noch an die Arbeitszeiten und Ruhepausen halten, die uns gesetzlich vorgegeben sind?

Belegen

Haben wir nun festgelegt, welche Bedarfe wir haben, haben wir den Einsatzplan, der nun nur noch mit den passenden Menschen besetzt werden muss.

Verfügbarkeiten

Den besten Überblick darüber, wann wir welche Person einsetzen können, bekommen wir, wenn wir die Verfügbarkeiten unserer Angestellten kennen. Dazu bietet eine Software wie Papershift zum Beispiel auch die Möglichkeit, zeit- und ortsunabhängige Pläne zu erstellen, in denen die Mitarbeiter selbst eintragen können, wann es ihnen möglich ist zu arbeiten und einzuspringen, falls jemand ausfällt. Passende Lücken und Verfügbarkeiten kann das Programm nun eigenhändig verteilen.

Mitarbeiterintegration

Papershift bietet auch die Möglichkeit, die Angestellten explizit in die Erstellung der Schichtpläne miteinzubeziehen. Das ist ein wichtiger Faktor für die Mitarbeiterzufriedenheit. Schichtdienste können es schwer machen, die Arbeit mit dem Privatleben zu vereinbaren und auf lange Sicht zu planen. Um das seinen Angestellten zu ermöglichen, kann man ihnen die Möglichkeit geben, selbst Wunschtermine einzutragen.

Je nachdem wie viele Freiheiten man ihnen dabei geben möchte, können sie sich auf eine freie Schicht bewerben oder sich direkt in die Schichten eintragen, die ihnen passen.

Veröffentlichen

Auch die Veröffentlichung des Dienstplans ist nicht unwichtig. Es gibt Fristen, an die sich dabei gehalten werden sollte. Mindestens 4 Tage sollte es Vorwarnung geben, bevor eine Änderung eintritt. So können sich die Arbeitnehmer darauf einstellen und ihre privaten Pläne dementsprechend anpassen. Wer zu häufig Änderungen nachreicht und unzuverlässige Dienstpläne ausstellt, sorgt schnell für ein unzufriedenes Team.

Fazit

Die Grundlagen der Dienstplanerstellung sind nicht schwer zu lernen. Dabei hilft es aber, wenn man ein Werkzeug wie eine Dienstplansoftware zur Hand hat. Sie ist bereits mit Informationen und Funktionen angereichert, die durch die Erstellung des Einsatzplans anleiten und vieles der Arbeit ganz automatisiert erledigt. Dazu kommen die Vorteile, die dadurch entstehen, dass man seine Angestellten in die Planung der Dienste miteinbezieht. Das ist ein wichtiges Tool für die Haltung seiner Mitarbeiter.